13 шагов к успешному внутреннему аудиту по ИСО 9001 на основе рекомендаций ИСО 19011

By | Сентябрь 7, 2017

Хорошо поставленный процесс внутреннего аудита системы менеджмента качества позволит руководству компании заглянуть в те процессы и подразделения, до которых часто не доходили руки и получить информацию о том, что реально происходит в организации (вы будете сильно удивлены этому!). В этой статье я хочу рассмотреть 13 шагов к внутреннему аудиту, выполнив которые, вы сможете значительно повысить эффективность и результативность системы менеджмента качества.


  1. Запустите процесс аудита. Перед началом внутреннего аудита в первую очередь аудитору необходимо связаться с владельцем процесса или руководителем структурного подразделения и установить первоначальный контакт, то есть определить саму возможность проведения аудита.
  2. Выполните анализ документов при подготовке к внутреннему аудиту. Вам нужно проанализировать действующую документацию структурного подразделения (положения, должностные, рабочие инструкции, описание бизнес-процессов и т.д.) или процесса, чтобы учесть характер и специфику деятельности, сложность проверяемых элементов, особенности организации в целом.
  3. Подготовьте план аудита. После анализа документации нужно разработать конкретный план аудита, где следует указать, кого и в какое время вы будете проверять, на соответствие каким требованиям будет проводиться внутренний аудит, сколько будет длиться проверка подразделения или процесса, кто входит в группу внутренних аудиторов и как распределены роли и обязанности между ними, кто будет сопровождать аудиторов, а кто просто наблюдать за работой. Этот план должен носить гибкий характер.
  4. Распределите работу между членами группы по аудиту.Внутренний аудит крупных структурных подразделений или производственных площадок может занять длительное время. Руководитель группы по аудиту должен распределить объем работы между членами группы в зависимости от конкретных процессов, работ, участков и т.д. Кто-то задает вопросы, кто-то всё записывает, кто-то слушает.
  1. Подготовьте рабочие документы. Это могут быть формы для регистрации данных, контрольные листы, чек-листы, блокноты для записи, протоколы совещаний, планы выборок для аудита и др. Не забудьте взять запасную ручку!
  2. Определите последовательность аудита. Типовые действия при проведении аудита хорошо отражены в стандарте ИСО 19011. Последовательность проведения аудита может меняться в зависимости от условий конкретных проверок. Чем четче вы определили порядок действий при внутреннем аудите, тем быстрее будет протекать этот процесс.
  3. Проведите предварительное совещание. С этого начинается любой внутренний аудит. Расскажите участникам совещания о составе группы аудиторов, сопровождающих лицах и наблюдателях, подтвердите цели, области и критерии аудита, ознакомьте с методами проведения аудита и обратите внимание на то, что аудит носит выборочный характер, проинформируйте об условиях, при которых аудит может быть прекращен.
  4. Выполните анализ документов во время аудита. Документы, представленные проверяемым подразделением, нужно проанализировать с целью поиска дополнительной информации, которая может служить подтверждением выполнения запланированных мероприятий, улучшения процессов, роста показателей.
  5. Обменивайтесь информацией во время аудита. В ходе проверки активно задавайте вопросы, слушайте сотрудников, наблюдайте за происходящим. Часто незначительные детали, замеченные опытным взглядом аудитора, могут рассказать гораздо больше о состоянии дел, чем формальные документы. Однако не следует забывать о том, что внутренний направлен на подтверждение соответствия требованиям, а не на указание на ошибки и недочеты в работе. Руководитель группы аудита должен периодически обмениваться информацией о ходе аудита и связанных с этим вопросах с проверяемым подразделением или с заказчиком аудита.
  6. Собирайте и проверяйте информацию. В ходе аудита информация, относящаяся к целям аудита, областям и критериям аудита, включая информацию, касающуюся взаимодействия между подразделениями, деятельности и процессов, должна быть собрана путем необходимых выборок и верифицирована. Методами сбора информации могут быть опрос, наблюдение за деятельностью, анализ документов (включая записи).
  7. Подготовьте выводы и заключения аудита. Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита. Нужно записывать несоответствия и подтверждающие их свидетельства, проводить классификацию (ранжирование) несоответствий. Руководитель группы может собираться вместе с членами группы для обсуждения выводов аудита на определенных его этапах. Заключения аудита могут содержать информацию, касающуюся: степень соответствия системы менеджмента качества требованиям, эффективность внедрения и поддержания улучшений СМК, корневых причин выявленных фактов (наблюдений), если это предусмотрено планом аудита..
  8. Проведите заключительное совещание. Наблюдения и выводы, полученные в ходе аудита, озвучиваются, как правило, на заключительном совещании. В нем могут участвовать руководители структурных подразделений, владельцы процессов, топ-менеджеры. Любые разногласия по выводам и заключениям аудита должны быть разрешены. Аудиторы могут рекомендации по улучшению деятельности, если это предусмотрено целями аудита. Следует отметить, что рекомендации не носят обязательного характера.
  9. Подготовьте и разошлите отчет по аудиту. В нем должны быть полные, четкие и понятные записи по аудиту, итоговая сводка, содержащая заключения по результатам аудита и подтверждающие их выводы (наблюдения) аудита, выявленные сильные стороны и лучшие практики. Более подробно об этом изложено в стандарте ИСО 19011.

Чтобы внутренний аудит не превратился в формальность и был работающим инструментом, необходимо предусмотреть выполнение коррекций, корректирующих действий, назначить ответственных лиц за их реализацию и проинформировать группу аудиторов о состоянии этих действий. Выполнение этих действий может быть подтверждено в ходе последующих аудитов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *