Что такое программа внутреннего аудита и как ее применять в организации?

By | Февраль 27, 2017

Одним из самых важных инструментов для эффективного внедрения и функционирования СМК является внутренний аудит. Проведение внутренних аудитов, которые являются частью системы менеджмента организации, является требованием стандарта ISO 9001. Они проводятся для того, чтобы убедиться, что бизнес-процессы выполняются так, как это было запланировано, несоответствия в процессах своевременно выявляются, а затем предпринимаются корректирующие действия, чтобы вернуть процессы в управляемое состояние.

Еще раз о том, что же такое внутренний аудит?

Чтобы лучше понять, для чего нужна программа внутреннего аудита, давайте вспомним, что аудит – это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита. Это определение приводится в стандарте ISO 19011. То есть в ходе внутреннего аудита назначенный и специально обученный сотрудник (внутренний аудитор) смотрит, как реализуются процессы, сравнивает показатели и критерии результативности процессов с запланированными и убеждается в том, что они соответствуют (или не соответствуют) плану.

Во время аудита изучаются записи, документы, проводятся беседы с персоналом и осуществляется поиск свидетельств аудита. При этом должны быть определены критерии аудита, выбраны объективные и беспристрастные внутренние аудиторы. Результаты аудитов необходимо представить руководству, после чего наметить необходимые корректирующие действия по выявленным несоответствиям.

Что касается программы аудита, то в стандарте ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (п. 9.2.2) говорится:

«Организация должна:

а) планировать, разрабатывать, реализовывать и поддерживать в актуальном состоянии программу(мы) аудитов, включая периодичность и методы проведения аудитов, а также ответственность, планируемые для проверки требования и предоставление отчетности. Программа(мы) аудитов должна(ы) разрабатываться с учетом важности проверяемых процессов, изменений, оказывающих влияние на организацию, и результатов предыдущих аудитов;

b) определять критерии аудита и область проверки для каждого аудита;

c) отбирать аудиторов и проводить аудиты так, чтобы обеспечивалась объективность и беспристрастность процесса аудита;

d) обеспечивать передачу информации о результатах аудитов соответствующим руководителям;

e) осуществлять соответствующую коррекцию и корректирующие действия без необоснованной задержки;

f) регистрировать и сохранять документированную информацию как свидетельство реализации программы аудитов и полученных результатов аудитов»

Как учесть важность процессов? Желательно, чтобы все процессы подвергались аудиту хотя бы раз в год, а наиболее значимые для организации – несколько раз в год (на усмотрение руководства). Возможно, вы захотите делать это еще чаще (раз в полугодие/квартал/месяц), нужно всегда исходить из целесообразности действий.

Как учесть изменения, влияющие на организацию? Если меняется область применения системы менеджмента качества, появляются новые требования потребителей, осуществляется внедрение новых требований стандартов (например, ГОСТ Р ИСО 9001-2015), целесообразно провести GAP-анализ – что было до внедрения изменений в организации и к чему приведет появление изменений.

Как учесть результаты предыдущих аудитов? Здесь всё просто. Если вы проводите аудит процесса не первый раз, то с этого нужно начинать очередную проверку. Устранены ли выявленные при предыдущем аудите несоответствия? Если нет, то можно провести дополнительный аудит процесса.

Что еще должна содержать программа аудитов?

Периодичность проведения аудитов (раз в год или чаще?), методы проведения аудита (изучение документированной информации на местах, записи о соответствии процесса установленным требованиям, общение с персоналом), ответственность за реализацию программы аудита, требования к планированию проведения аудитов (контактные лица в структурных подразделениях, согласование времени и дат проверок, необходимость присутствия тех или иных сотрудников на вступительном и заключительном совещаниях), отчетность по аудиту (сколько времени готовится отчет после проведения проверки на местах, кому рассылается, кем утверждается, как учитывается в анализе со стороны руководства?).

Также, проводя аудиты различных бизнес-процессов компании, ваши внутренние аудиторы могут делиться лучшими практиками и опытом структурных подразделений, что в конечном итоге приведет к улучшению системы менеджмента качества.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *